京电仪协字第2016—13号:档案管理规定

时间:2016-11-16 15:47 作者: 京电仪协字第2016—13号:档案管理规定已关闭评论 字号:

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第一章? 总? 则

第一条? 为了规范365体育投注体育盘口_365体育投注足球正网平台_英国365体育投注体育在线(以下简称“协会”)档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》?《中华人民共和国档案法实施办法》,结合本协会实际,制定本规定。

第二条? 本规定所称档案是指协会在各项活动中形成的具有 保存价值的各种文字、图表、声响以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

第三条? 档案工作的基本任务是贯彻执行国家、政府主管部门以及本协会关于档案工作的方针、政策,按照集中统一的原则,维护档案的完整、准确、系统、有效与安全。

第二章?? 组织机构与职责分工

第四条? 协会档案管理采取统一领导、归口管理、分级负责的管理模式。

第五条 ?秘书长主要职责。

(一)负责领导协会档案工作;

(二)负责协会档案管理规章制度的审批

(三)负责协会档案工作重大问题的决策。

第六条? 秘书处是协会档案的归口管理部门,其职责是:

(一)组织贯彻执行上级有关档案工作的规章制度,制定协会档案管理规章制度;

(二)负责收集保存协会活动中产生档案;

(三)负责档案的应用和提供相关证明;

(四)按上级要求移交档案,上报统计数据;

(五)确保档案资料的安全,严禁涂改、伪造信息;

第七条 ?协会分支机构和部门是本级档案管理的责任部门,其职责是:

(一)贯彻执行协会档案管理相关规章制度;

(二)详实具体地收集和保存本级活动的档案;

(三)指定档案管理人员,负责收集归档和保管档案;

(四)定期向协会档案归口管理部门移交本级产生的档案;

(五)确保档案资料的安全,严禁涂改、伪造信息。

第八条? 档案管理人员负责收集、保管和利用档案。

第三章?? 文件资料的归档

第九条 ?文件资料包括纸张和以光盘形式存储的照片和电子文档,其归档范围如下:

(一)会员大会的日程表、签到表、会议决议和会议纪要;

(二)协会文件、通知、信函;

(三)协会报出的表格和统计数据;

(四)协会参与上级部门、联盟或其他协会活动中,与本协会工作相关的文件资料;

(五)协会组织会展、学术交流活动的日程、签到表、总结、照片等资料;

(六)协会签署的合同、协议和意向书。

(七)协会年度计划、年终总结、年检报告、审计报告。

(八)协会团体标准制修订过程中的文件资料;

(九)财务记账相关资料不再本规定范围内,由财务管理规定另行规定。

第十条? 归档要求:

(一)归档资料应是原件,必须真实、准确、完整;

(二)归档资料应是纸质优良整洁,书写工整,印章齐全,签署完整;

(三)手写资料一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写,可用签字笔书写。

(四)以光盘形式提供的电子资料应提供纸质的目录和内容简介,并在光盘上用油性笔编写归档名称和编号。

第十一条 组卷形式。档案达到一定数量时,应按照内容形式和时间进行分类组卷,每卷应以档案盒为单位。每卷应给以编号,编制卷内目录。

第十二条? 档案卷号编制。编号有协会代号-年代号-卷号组成,如:BEIIA-2016-01,表示BEIIA是协会代号,2016是年代号,01是档案卷的编号。

第四章??? 档案管理和应用

第十三条? 协会各项活动的负责人均应及时向档案管理人员提交活动相关的档案资料。

第十四条? 档案管理人员鉴别符合归档要求的原件资料,办理归档手续。电子资料应检查电子文档完整性,由档案管理人员刻盘保存。档案移交人和档案管理人员共同填写归档记录(见附件1)。

第十五条? 如移交人仍需要利用资料,可提供复印件,或办理借阅手续,方可借出原件。

第十六条? 其他非移交人查阅档案需说明用途,并经过秘书处批准。严禁在借阅档案过程中删改、涂写、勾画、加注和抽换文件。

第十七条? 档案归口管理部门可依据档案出具档案证明材料,申请加盖协会公章。

第十八条? 协会档案的保管期限为长期。

 

第五章? 附? 则

第十九条? 本规定由档案归口管理部门负责解释。

第二十条? 本规定自发布之日起施行。


附件1

档案移交清单

移交人   移交时间  
接收人   接收时间  
序号 名称或内容 载体 页、份
       
       
       
       
       
       
       
       
       

 

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